ما هو المشروع ؟ ما هي إدارة المشاريع ؟
الكل يريد مشاريعاً ناجحة ، ترغب الشركات بالاستفادة الكاملة من المشاريع التي تطلقها ودورنا كمديري تلك المشاريع هو الموازنة المستمرة بين نطاق المشروع والوقت والموارد والميزانية الموضوعة للمشروع ، ما هي إدارة المشاريع ؟ وما هو المشروع ؟
ما هو المشروع ؟
المشروع عبارة عن مهمة مؤقتة لها هدف فريد ولها ميزانية ، ولكن ماذا يعني هذا ؟ ماذا نقصد بـ مهمة مؤقتة ؟ على النقيض تماماً من العمليات الإدارية اليومية في الشركات فإن المشروع له بداية ونهاية ، إذا كان المشروع يهدف إلى إنشاء نظام جديد في إدارة ما ، فإن نجاح المشروع عندما يتم تسليم هذا النظام إلى تلك الإدارة
غالب المشروعات لها ميزانية ، غالباً ما يأتي المال في خاطرك عند ذكر الميزانية ولكن قد تكون الموارد المتاحة إحدى قيود الميزانية كالوقت والعمالة المطلوبة وغيرها لتنفيذ المشروع
ما هي إدارة المشاريع ؟
إدارة المشاريع هي التطبيق العملي للمعارف والمهارات والأدوات والتقنيات لإنجاز أهداف المشروع ويمكن تلخيص إدارة المشاريع بالإجابة على هذه الأسئلة
السؤال الأول : ما هي المشكلة التي تريد حلها ؟
عندما تحدد بوضوح ما يفترض أن يحققه مشروعك فهذه أكبر خطوة لإنجاح المشروع وقالوا قديماً ” عليك بالحذر الشديد عندما لا تعرف إلى أين أنت ذاهب ، لأنك لن تصل إلى هناك “
السؤال الثاني : كيف ستتمكن من حل هذه المشكلة ؟
عند الشروع في حل المشكلة تتوفر العديد من الاستراتيجيات الممكنة لحلها ، وبمجرد إختيار الاستراتيجية عليك بتوضيح الحل وجمع الموارد اللازمة وتحديد مواعيد التسليم ونطاق المشروع
السؤال الثالث : ما هي خطتك ؟
يمثل التخطيط جزءاً كبير من المشروع ، عليك تحديد ما ستقوم به والمدة التي تحتاجها والموارد المطلوبة وكم تكلفتها ومن هنا يمكنك إنشاء جدولة للمشروع ، أيضاً عليك تحديد العمليات التي تتم داخل المشروع وكيف ستتم مثل إدارة التواصل وإدارة التغييرات وما إلى ذلك
إن لم تحدد هذه النقاط فسوف يستمر المشروع إلى الأبد ، حتى ينهيه شخص آخر ولهذا عليك الإجابة على هذا السؤال
السؤال الرابع : كيف سنعرف أنك انتهيت ؟
الأهداف والتسليمات المحددة بوضوح في السؤال الثاني تجيب بوضوح على هذا السؤال ، ولكن يمكنك التخلص من عدم اليقين من خلال تحديد معايير قابلة للقياس مثل عدد الوحدات التي أصبح النظام قادراً على إنتاجها بعد تطبيق المشروع
السؤال الأخير : ما هو مدى نجاح المشروع ؟
غالباً ما يتم تجاهل هذا السؤال ، وذلك للإنتقال إلى المشروع التالي ولكن عليك بتخصيص بعض الوقت لمراجعة المشروع وتقييم ما تم بالشكل الأفضل وما الذي لم يتم وهذا التقييم يؤدي إلى آداء أفضل في المشاريع القادمة
الخلاصة : تتمثل إدارة المشاريع في الإجابة على 5 أسئلة:
- السؤال الأول : ما هي المشكلة التي تريد حلها ؟
- السؤال الثاني : كيف ستتمكن من حل هذه المشكلة ؟
- السؤال الثالث : ما هي خطتك ؟
- السؤال الرابع : كيف سنعرف أنك انتهيت ؟
- السؤال الخامس : ما هو مدى نجاح المشروع ؟
